Remboursement aux employeurs

Quand introduire la demande de remboursement ?

Toute demande relative à l'année scolaire 2022-2023 doit être introduite au plus tôt le 1er septembre 2023 et au plus tard le 31 décembre 2023. 

Merci de veiller à avoir réceptionné tous les documents nécessaires pour une demande complète avant de la soumettre à l’Administration (attestation du dernier trimestre de cours et/ou attestations de participation à la 2e session le cas échéant).  

Où introduire la demande ?

Les demandes de remboursement doivent être adressées via le formulaire en ligne (voir bouton ci-dessus) à Bruxelles Economie et Emploi si la demande de remboursement concerne des travailleurs occupés dans une unité d'établissement située dans la Région de Bruxelles-Capitale.

Si les travailleurs ayant bénéficié d'un congé-éducation payé sont affectés à des unités d'établissement situées dans plusieurs Régions, vous devez introduire une demande auprès de chaque Région concernée. Il n'est pas possible d'introduire une demande de remboursement unique auprès de la Région où est situé le siège social de l'entreprise.

Au cas où un travailleur a travaillé dans différentes Régions pendant l'année scolaire :
Consultez la procédure spécifique.

Pour les travailleurs occupés en Région flamande ou en Région wallonne, les demandes de remboursement doivent être introduites aux adresses suivantes :

Région wallonne
FOREM
Congé-éducation payé
Boulevard Tirou 104
6000 CHARLEROI
Tél. : 071/20 61 11
e-mail : conge.education@forem.be
 

Région flamande
Departement Werk en Sociale Economie
Betaald Educatief Verlof
Koning Albert II-laan 35 bus 20
1030 Brussel
Tél. : 02/553 18 00
e-mail : vlaamsopleidingsverlof@vlaanderen.be

Comment introduire la demande ?

Introduire une seule demande par année scolaire (congés-éducation pris dans la période du 1er septembre au 31 août de l'année suivante) pour tous les travailleurs.

Remplir le formulaire de demande de remboursement en ligne, auquel vous devez ajouter :

1. Joindre une attestation bancaire d'authentification du titulaire du compte, relative au numéro de compte mentionné dans la déclaration de créance.
   Une capture d’une application bancaire ou comptable est également acceptée si elle reprend le titulaire du compte, le numéro IBAN et l’institution bancaire. Toute autre attestation non-officielle sera refusée.
    
2. Une fiche individuelle par travailleur (sous format Excel). 
   Vous trouverez plus bas des explications sur la manière de remplir la déclaration de créance et la/les fiche(s) individuelle(s).
    
3. Ajouter les attestations d'assiduité complétées par l’organisme de formation à la fiche individuelle du travailleur pour prouver l'inscription et l'assiduité du travailleur à la formation.
    
4. Ajouter également à votre fromulaire en ligne, selon le cas :

• Une déclaration de créance reprenant tous les travailleurs concernés dans le cas de dossiers volumineux ;
• Si plus de 15 travailleurs ont bénéficié d'un congé-éducation : la liste des travailleurs ;
• une attestation relative aux coïncidences entre l'horaire de la formation et l'horaire de travail (si le travailleur est occupé à moins d'un 4/5 temps avec un horaire fixe ou s'il utilise le quota d'heures augmenté en cas de coïncidence);
• une copie de son contrat de travail (en cas de travail à temps partiel avec horaire variable);
• une déclaration sur l'honneur du travailleur mentionnant qu'il ne possède pas de diplôme de l'enseignement secondaire supérieur (s'il suit une formation de base ou une formation qui mène à l'obtention d'un premier diplôme de l'enseignement secondaire supérieur) :déclaration plus haut diplôme

Le formulaire en ligne :

Attention : L’accusé de réception et la notification du paiement officiels seront envoyés directement sur votre compte MonBEE.

Vous recevrez également une notification par e-mail à chaque traitement de l’Administration et/ou action de votre part : merci de veiller à encoder une adresse e-mail valide et de vérifier régulièrement votre dossier « pourriel / spam » au cas où votre fournisseur mail bloquerait les notifications de Bruxelles Economie et Emploi.

Des échanges par mail sont également possibles si votre dossier est incomplet, veiller donc bien à nous prévenir si la personne de contact de votre dossier venait à changer.

Fiche individuelle

Il faut remplir une fiche individuelle pour chaque travailleur.

Cette fiche reprend tous les heures/jours de congé-éducation octroyés au cours de l'année scolaire.

Les fiches individuelles établies pour chaque travailleur doivent être classées par ordre alphabétique. Les travailleurs doivent être repris dans le même ordre lors de l’encodage des travailleurs dans le formulaire en ligne.

Dans la première colonne, mentionnez l'utilisation du congé.
Vous remplissez par jour le nombre d'heures de congé-éducation prises par le travailleur.
Si nécessaire, utilisez un symbole avec une explication en dessous du tableau.

Dans la colonne "total heures mensuelles", il faut indiquer le nombre d'heures de congé-éducation prises par mois.

Pour la durée du travail, vous indiquez la durée du travail par semaine et par jour. Vous indiquez aussi si les prestations sont fixes ou variables. Vous détaillez l'horaire s'il y a coïncidence entre le travail et la formation.

Qui peut introduire la demande ?

L'employeur introduit la demande de remboursement. Il peut aussi l'envoyer via son secrétariat social.

Si vous avez mandaté un fonds sectoriel ou un secrétariat social pour gérer votre demande de remboursement, ce dernier est également compétent pour répondre à vos questions sur l’évolution du traitement de votre dossier. Merci de prendre contact avec lui directement si vous avez des questions.

Lorsqu’un employeur mandate un fonds sectoriel pour rentrer sa déclaration de créance relative au congé-éducation payé et percevoir les remboursements dus, il doit :

1. Joindre une copie du mandat précisant ce qui suit :
   • L’employeur donne procuration au fonds pour :
   • remplir pour lui et en son nom les obligations imposées par la législation relative au congé-éducation payé et particulièrement pour introduire les demandes de remboursements des congés octroyés ;
   • percevoir les remboursements dus en ce domaine sur le compte du fonds social : code BIC et code IBAN
2. Transmettre une attestation bancaire et /ou un extrait de compte bancaire de l’année en cours qui établit que le compte bancaire appartient bien au fonds.

A quel montant correspondra le remboursement

L'employeur recevra un montant forfaitaire unique par heure approuvée de congé-éducation payé.

Depuis l'année scolaire 2014/2015, le remboursement de la Région à l'employeur est limité à un montant forfaitaire unique de 21,30 euros par heure.